Как обустроить рабочее место в офисе: 5 полезных советов — INMYROOM — Интернет-магазин мебели в Пятигорске Дом мебели Арина

Содержание

5 полезных советов — INMYROOM

Советы

Чтобы обустроить домашний офис недостаточно поставить компьютерный стол и кресло. Рассказываем, как рассчитать оптимальную высоту столешницы, куда повесить полку и почему удобнее работать стоя

Не каждой семье нужен домашний офис, но там, где он необходим, стоит уделить особое внимание расположению и комплектации рабочего места. Даже в небольшой квартире не пренебрегайте собственным комфортом и здоровьем: выделите для работы и учебы светлый тихий уголок. О том, на что обратить внимание при покупке письменного стола, как выбрать удобный стул и на каком расстоянии расположить монитор, рассказываем сегодня.

1. Выбираем размер рабочего стола

При выборе рабочего стола обратите внимание на его размеры: площадь рабочей поверхности не может быть меньше

120 см. Однако правило «Чем больше, тем лучше» здесь тоже работает не всегда. Доступ к предметам, которые окажутся вне зоны охвата руками (а она равна примерно 35–40 см от края столешницы), будет ограничен. Поэтому старайтесь выбирать модели не больше 80 см глубиной и 200 см шириной.

2. Регулируем высоту стола и стула

Высота от пола до столешницы должна быть не менее 72 см. Оставьте под столом пространство для ног высотой не менее 60 см, шириной не менее 50 см и глубиной на уровне колен не менее 45 см. В идеале для здоровья ног обзаведитесь специальной подставкой с рифленой поверхностью. Поверхность стула должна иметь ширину и глубину не менее 40 см, а высота сиденья должна регулироваться в пределах от 40 до 55 см.

Если в вашей квартире нет полноценного домашнего офиса и заниматься делами приходится, например, на кухне, обратите внимание на высоту обеденного стола – иногда они ниже, чем нужно для комфортной работы и здоровой спины.

3. Устанавливаем компьютер

Монитор должен располагаться на рабочем столе напротив вас так, чтобы изображение в любой его части можно было рассмотреть, не поднимая и не опуская голову. Верхний край экрана должен быть на уровне глаз: оптимальное расстояние до монитора – 60–70 см, но не менее 50 см.

Клавиатуру лучше разместить на столе или выдвижной доске на расстоянии 10–30 см от переднего края. Чтобы снизить напряжение мышц кистей, используйте специальный валик.

4. Расставляем аксессуары и вешаем полки

Помните, что необходимые для ежедневной работы полки, тумбы и канцелярские принадлежности должны находиться на расстоянии вытянутой руки, примерно 50–60 см. Оптимальная высота полок – 38–40 см, чтобы достать вещи с полок повыше придется вставать. Удобное расположение мебели позволит сэкономить вам до 30% рабочего времени – его можно будет потратить на более приятные вещи.

5. Пробуем работать стоя

Работа с документами и за компьютером в неудобной позе чревата болями в позвоночнике и шее, ногах. Отличная альтернатива стандартному расположению – вертикальное рабочее место. Оно не только полезно для здоровья, но и экономит драгоценные сантиметры площади. Высота столешницы напрямую зависит от вашего роста – она должна быть равна расстоянию от пола до согнутого локтя (примерно 100–107 см).

12 советов, как обустроить комфортное рабочее место в офисе

Работаете ли вы в коммерческом офисе или дома, с высокой долей вероятности, основную часть времени вы проводите за рабочим столом. Если рабочее место за компьютером организовано неправильно, это снижает работоспособность и провоцирует заболевания опорно-двигательного аппарата. Однако большинства проблем можно избежать, если следовать этим 12 советам при обустройстве рабочего пространства.

#1 Замените клавиатуру и мышь на эргономичную

Не все клавиатуры и мыши одинаковы. Если вы все еще используете стандартную клавиатуру и мышь, рассмотрите возможность перейти на модели с эргономичным дизайном и функциями.

На эргономичной клавиатуре с изогнутой конструкцией ряды клавиш располагаются под небольшим углом, а не горизонтально. Эргономичная мышь слегка приподнята, чтобы рука находилась в более естественной позе. Удобные компьютерные периферийные устройства снижают нагрузку на запястья, защищают от синдрома запястного канала и связанных с ними травм.

#2 Поставьте клавиатуру и мышь на выдвижную полку

Если у вас стол с выдвижной полкой, используйте эту поверхность, чтобы правильно расположить клавиатуру и мышь. Если клавиатура и мышь лежат прямо на столе, это не столько вредит запястьям и усугубляет синдром запястного канала, сколько заставляет глаза напрягаться сильнее.

При оптимальном расположении перед экраном ваши глаза должны быть на уровне верхней части монитора. И выдвижная полка помогает поддерживать правильную высоту монитора относительно глаз.

#3 Обновите офисный стул

Согласно исследованиям, примерно половина всех работающих страдает от болей в спине. Неудивительно, что боли в спине чаще встречаются среди офисных работников, которые сидят на месте до восьми часов в день. При сидячем образе жизни нагрузка на межпозвонковые диски увеличивается на 300%.

Чтобы организовать комфортное рабочее место, которое повышает производительность и предотвращает боли в спине, следует вложиться в качественные офисные стулья.

Вот несколько советов по обновлению офисного кресла:

Смотрите на обивку — выдержит ли она интенсивное использование
Убедитесь, что в офисном кресле предусмотрена поясничная поддержка
Выбирайте кресло с подлокотниками, которые поднимаются и опускаются
Качественное офисное кресло должно регулироваться и по высоте
Выбирайте офисный стул на колесах
Для максимального комфорта выбирайте офисное кресло с откидной спинкой
Перед покупкой проверьте гарантию производителя
Избегайте покупки подержанного офисного стула, придерживайтесь новых моделей

#4 Используйте напольный коврик под кресло

Если в вашем офисе на полу ковролин, подумайте о коврике под стул. Колеса стула застревают в ворсе, а пластиковый коврик дает ровную, гладкую поверхность, чтобы легко перемещаться по рабочему месту.

#5 Установите офисный держатель для документов

Подставка для документов повышает продуктивность, снижает нагрузку на глаза, избавляет от неудобных поз. Без держателя вы раскладываете документы вокруг себя на столе. С держателем размещаете документы рядом с монитором компьютера, чтобы читать их быстрее и легче.

#6 Оформите рабочее место в индивидуальном стиле своими руками

Персонализированное рабочее пространство, в сравнении с обезличенным, не только выглядит лучше, но и повышает продуктивность. Согласно исследованиям, работники выполняют больше работы за меньшее время, если ощущают себя в рабочей среде на своем месте.

Вот несколько способов, как оформить красивое рабочее место за компьютером своими руками:

Добавьте семейные фото
Создайте и покажите собственное произведение искусства
Поделитесь предметами из личной коллекции
Дополните декор небольшими растениями в горшках
Покажите свою любимую кофейную чашку
Если у вас есть персональные визитные карточки, повесьте их на видное место
Отразите рабочие цели и задачи
Разместите список дел
Добавьте красок в рабочее пространство

#7 Обновите освещение

Уровень освещения влияет на производительность и самочувствие. Если ваше рабочее место плохо освещено, вам труднее читать текст на мониторе и бумаге. Верхнего освещения не всегда достаточно, требуются дополнительные источники, например, регулируемые настольные лампы, чтобы свет падал прямо на ваш офисный стол.

#8 Держите телефон на расстоянии вытянутой руки

Если вы регулярно пользуетесь в работе стационарным телефоном, а не смартфоном, держите его на расстоянии вытянутой руки. Каждый раз, когда тянетесь на противоположный край рабочего стола, чтобы взять трубку, вы тратите уйму времени, которое можно посвятить другим, более продуктивным задачам. В идеале телефон находится на расстоянии вытянутой руки, то есть вы можете взять его, не двигая стулом или телом. Так вы быстрее совершаете и отвечаете на звонки.

#9 Отрегулируйте высоту стула

Независимо от того, какой офисный стул вы используете, необходимо отрегулировать высоту, чтобы добиться удобного и эргономичного положения сидя. Если ваш стул слишком низкий, нагружаются колени и бедра. Если слишком высокий, напрягается позвоночник. Так на какой высоте установить офисное кресло для максимального комфорта?

Хорошее правило — поднимать или опускать офисный стул до тех пор, пока ваши бедра не будут параллельны полу, а ноги — перпендикулярны полу. Другими словами, ваши бедра и ноги должны образовывать угол 90 градусов, когда вы сидите.

#10 Разместите монитор прямо перед собой

Как упоминалось ранее, ваши глаза должны быть параллельны верхней части монитора. Однако это полезно только в том случае, если ваш монитор находится прямо перед вами. Если же монитор смещен, приходится поворачивать голову влево или вправо. Несколько часов в такой позе оборачиваются болью в шее. Естественная и расслабленная поза без напряжении шеи — разместить монитор непосредственно перед собой.

Если вы используете два монитора, установите их перед собой под углом так, чтобы видеть края обоих мониторов. Тогда вам достаточно слегка поворачивать голову, чтобы переводить взгляд с одного экрана на другой.

#11 Проложите провода через заглушки в столе

Беспроводные технологии вытесняют провода из офиса, но не до конца. Кабели ведут к беспорядку, занимают ценное место на рабочем столе. Хорошая новость — большинство офисных столов оснащены отверстиями с втулками, чтобы вести проводку через них, а не тянуть через весь стол. Экспериментируйте с размером, формой и материалом втулок, чтобы оптимизировать пространство под себя.

#12 Установите карточный шкаф

В зависимости от размера картотека вмещает от 2000 до 4000 листов бумаги. Что еще важнее, вы аккуратно классифицируете документы, чтобы быстрее находить нужные.

Перед покупкой карточного шкафа определитесь с местом установки. Если работаете в небольшом офисе, возможно, придется взять небольшую картотеку — но это нормально. Даже небольшой карточный шкаф оказаться бесценными для офисных рабочих мест.

Если беспокоитесь, что шкаф для хранения документов опрокинется, выбирайте модель со встроенными противовесами. Еще одна особенность, которую следует учитывать при покупке картотеки, — запирающий механизм. Благодаря замкам вы защищаете важные документы от кражи и несанкционированного доступа.

Cоветы по офисной эргономике направлены на то, чтобы сделать ваше рабочее место более комфортным и продуктивным. Мы учитываем организацию рабочего пространства во всех наших офисных проектах по проектированию и отделке. Однако важно продолжать ту же практику за пределами офиса, чтобы сотрудники оптимально работали и вне рабочего места.

Как обустроить офис за 5 простых шагов (+ Бесплатный контрольный список)

Если вы хотите узнать, как обустроить офис, начните с оценки потребностей вашего бизнеса в сравнении с целями вашей компании, принимая во внимание доступный бюджет. После того, как у вас есть план, найдите и определите варианты офисных помещений и соответствующим образом спроектируйте план этажа. Затем тщательно выберите оператора сети и телефонной системы и обставьте свое помещение мебелью и оборудованием, необходимыми вашей команде.

Мы создали настраиваемый контрольный список для офиса, чтобы вы ничего не пропустили. Загрузите наш бесплатный контрольный список для настройки небольшого офиса ниже и следуйте нашим шагам:

Скачать

💡 Подсказка:

Улучшите общение с клиентами и командой, выбрав телефонную систему для бизнеса, такую как RingCentral, которая предлагает надежные решения для обмена сообщениями, видео и телефона. Это унифицированная коммуникационная платформа с функциями группового обмена сообщениями и документами.

Посетите RingCentral

Отправь это мне

1. Подготовьте свой бюджет и потребности в офисе

Прежде чем приступить к поиску офисного помещения, составьте исчерпывающий список всего, что вам нужно — от столов и стульев до компьютерного оборудования и доступа в Интернет. Ваш бюджет существенно влияет на то, где будет располагаться ваш офис и как вы оборудуете пространство и свою команду. Определите самое необходимое и пересмотрите существующее оборудование и расходные материалы, чтобы свести к минимуму дублирование и сократить количество новых покупок.

Знание потребностей вашего бизнеса помогает определить правильное оборудование, определить правильный размер офиса и составить бюджет на основе имеющихся у вас ресурсов. Вот предметы повседневного обихода, необходимые большинству офисов малого бизнеса:

Рабочие станции: Сюда входят столы, стулья и другие принадлежности, такие как гарнитуры громкой связи, которые будут использовать члены команды.
Хранение: Это может быть как один или два шкафа для документов и полок, так и целое складское помещение.
Компьютеры и другое оборудование: Определите, какие компьютеры (настольные или портативные) и их количество в зависимости от того, являются ли они личными или общими устройствами. Другое стандартное оборудование включает принтеры, проекторы, точки продаж, копировальные аппараты и сканеры.

Программное обеспечение: Определите, нужны ли вам новые бизнес-инструменты, такие как система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), расчет заработной платы или программное обеспечение для продаж.
Интернет: Найдите интернет-провайдера с адекватной скоростью и надежностью в рамках вашего бюджета.

Телефоны: Определите, нужны ли вам стационарные телефоны, сотовые телефоны и телефоны для конференций.
Телефонная служба: Решите, что лучше: стандартная телефонная система или телефонная система с передачей голоса по Интернет-протоколу (VoIP).
Товары для офиса: Подумайте о покупке на Amazon или в других магазинах, предлагающих прямую доставку для большего удобства. Стандартные поставки включают бумагу для копирования, настольные органайзеры, лампочки, степлеры, ручки, блокноты и мусорные баки.

Изучая, как настроить свой небольшой офис, подумайте, какие другие услуги и расходные материалы потребуются для вашего рабочего места. Например, вам может понадобиться настроить систему сигнализации, замок с клавиатурой на входной двери для контролируемого входа, службу автоответчика или даже кредитные карты для ваших сотрудников.

Многие из них являются необязательными в зависимости от вашей бизнес-модели и местоположения вашего офиса.

Вот некоторые дополнительные офисные услуги и расходные материалы:

Безопасность: Подумайте, нужна ли вам система безопасности или видеонаблюдение.
Автоответчик: Настройте автоответчик в нерабочее время или воспользуйтесь такой услугой, как Ruby Receptionist, чтобы сэкономить на найме кого-то, кто будет отвечать на ваши звонки.

Освещение: Решите, будете ли вы предусматривать отдельные светильники или увеличите общее потолочное освещение.
Банковские счета и кредитные карты: Вы можете открыть бесплатные или недорогие банковские счета и при необходимости получить кредитные карты для своих менеджеров или торговых представителей.
Часы времени: Часы времени отслеживают, кто из членов команды находится на месте и отработанное время, многие из которых взаимодействуют непосредственно с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы.
Офисные услуги: Определите, нужны ли вам внешние услуги, например услуги по уборке.

2. Найдите подходящее помещение

Когда у вас есть план обстановки вашего офиса, следующим шагом будет поиск подходящего помещения. Для стартапов, индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса это обычно небольшие и средние коммерческие помещения или домашние офисы. В любой ситуации расположение и удобства имеют решающее значение. Подумайте о своей текущей конфигурации офиса, чтобы определить, как новое пространство будет реагировать на недостатки вашего существующего пространства.

При выборе помещения следует учитывать следующие моменты:

Доступ и местонахождение: Ваш офис должен быть достаточно доступным для посещения клиентами, а также иметь транспортные средства для сотрудников.
Цена: Подумайте, укладываются ли в ваш бюджет стоимость плюс прочие расходы, такие как плата за парковку или техническое обслуживание.
Размер команды и компании: Обстановка вашего офиса должна соответствовать размеру вашего бизнеса и его ожидаемому росту. Избегайте тесных, крошечных пространств, которые влияют на производительность, или переплачивайте за офисы с большим пространством, чем вам нужно.

Технологии и инфраструктура: Определите, включает ли арендная плата интернет-услуги, и оцените, позволит ли помещение обеспечить необходимые улучшения инфраструктуры и ориентировочную стоимость.

3. План этажа вашего офиса

Всемирный совет по экологическому строительству сообщает о неопровержимых доказательствах связи производительности с дизайном офиса. С самого начала ваша команда будет более продуктивной в не загроможденном пространстве, поэтому очень важно научиться обустраивать свой офис таким образом, чтобы вам и вашим коллегам было комфортно. Вооружившись списком предметов первой необходимости и определенными офисными помещениями, пришло время подумать о планировке вашего офиса.

Спланируйте свой офис так, чтобы он был эффективен с учетом имеющегося у вас пространства и рабочего процесса вашей команды. Центральное оборудование должно быть доступным, но в стороне, а контейнеры для хранения должны быть легко доступны. Включите в свой план любые конференц-залы или зоны ожидания, которые могут вам понадобиться. Например, места общего пользования могут располагаться рядом с окнами, чтобы все члены команды могли иметь доступ к местам с естественным освещением.

Вот несколько вариантов организации профессионального офиса:

Открытая планировка: Открытая планировка максимизирует полезную площадь помещения, но за счет уединения и хранения.
Закрытая планировка или планировка кабины: Закрытая планировка дает вашим сотрудникам больше личного пространства, но в ней меньше возможностей для совместной работы и меньше мест.
План коворкинга: План этажа с общими открытыми рабочими станциями для работы в сети, но более гибкий, но с меньшей личной и корпоративной конфиденциальностью.
Гибридная планировка: Планировка, сочетающая аспекты других планировок и предлагающая сбалансированное решение недостатков открытых офисов и кабинетов. Однако люди больше подвержены воздействию друг друга, шумам и возможным отвлекающим факторам.

В зависимости от потребностей вашего бизнеса и доступного пространства вам может потребоваться выделить функциональные помещения, соответствующие вашим бизнес-операциям. Вот дополнительные области, которые вы, возможно, захотите запланировать в общей обстановке вашего офиса:

Официальный вход или приемная: Это лучше всего подходит для малых предприятий, которые взаимодействуют с клиентами или ожидают появления клиентов.
Комната отдыха или кухня: Предоставьте своим сотрудникам специальное пространство для общения во время перерывов. Полезно иметь специальное место для холодильника, микроволновой печи и посуды — отдельно от продуктивных рабочих зон.
Конференц-зал или комната для совещаний: Если ваша команда собирается для регулярных встреч, отдельные комнаты помогут создать пространство, благоприятствующее совместной работе или беседам один на один с коллегами или клиентами.
Комната для кормления грудью: В зависимости от вашего штата и размера вашей компании вам может потребоваться предоставить тихую комнату для молодых мам, и это не может быть ванная комната.
Тренажерный зал: Некоторые фирмы предоставляют оборудование и удобства для тренировок, такие как велотренажер, беговая дорожка или комната для йоги, чтобы поддерживать форму сотрудников.
Гардеробная: Предприятия сферы обслуживания часто выделяют место в офисе для полевых работников, чтобы переодеться в рабочую одежду. Фирма сантехника может предоставить душ тоже.

Конструкция, объединяющая все производственные помещения, способствует повышению эффективности рабочей силы. (Источник: edrawmax)

Отделите конференц-залы от мест общего пользования и рабочих мест, чтобы обеспечить беспрепятственную рабочую среду. (Источник: edrawmax)

Некоторые компактные и экономичные альтернативы для домашних офисов или бизнес-адресов с ограниченным пространством включают использование различных цветов краски или установку разделителей или полок для разделения определенных зон.

Профессиональный совет: Включите возможности движения в свой дизайн. Купите эргономичные столы и парты, которые позволяют менять положение в течение дня. Однако стратегическое размещение оборудования также работает, если этот вариант не соответствует вашему бюджету. Размещение копировального аппарата или телефонов на противоположной стороне комнаты от рабочих мест людей создает причины стоять и двигаться.

4. Настройка системы связи

Прежде чем арендовать офис, убедитесь, что это место обслуживается поставщиком высокоскоростного Интернета или поставщиком интернет-услуг (ISP), который может обслуживать данную область. Сильное подключение к Интернету необходимо для эффективной работы и совместной работы. После того, как вы определили своего интернет-провайдера, вам нужно настроить телефонную систему вашей компании. Следует рассмотреть два варианта: стационарная система или протокол передачи голоса по Интернету (VoIP).

Традиционные стационарные телефоны отличаются высоким качеством связи и надежностью, подходящей для компаний, не имеющих доступа к надежному высокоскоростному Интернету или испытывающих перебои в подаче электроэнергии. Решения VoIP лучше всего подходят для предприятий, которым нужны надежные телефонные системы для бизнеса с такими функциями, как голосовая почта, аналитика вызовов и автоматическая маршрутизация вызовов.

Нужна помощь, чтобы решить, нужен ли вам VoIP или стационарный телефон? Прочитайте наше всестороннее сравнение VoIP и стационарной связи. VoIP — лучший вариант для большинства компаний, учитывая его быструю настройку, широкие возможности, доступность и гибкость. Выбирая провайдера VoIP, сравните его планы, цены и контракты. Кроме того, помните, что бизнес-аккаунты часто отличаются от частных, поэтому будьте внимательны при просмотре их условий.

Провайдеры VoIP, такие как RingCentral, предлагают инструменты для совместной работы, включая групповой чат. (Источник: RingCentral)

При определении необходимых функций телефонной системы обратите внимание на следующие элементы:

Номер рабочего телефона: Определите, сохраните ли вы свой номер рабочего телефона и потребуются ли вам дополнительные номера. При смене поставщика услуг обратите внимание на поставщиков, предлагающих бесплатный перенос номеров, таких как Grasshopper или Nextiva. Если вам нужны местные, бесплатные, специальные и международные телефонные номера, зайдите на Phone.com и RingCentral.
Расположение команды и присутствие на месте: Проанализируйте мобильность и местонахождение вашей команды. Компании с удаленными командами и несколькими филиалами находят полезными функции унифицированных коммуникаций (UC), такие как неограниченные внутренние звонки, обмен сообщениями и командный чат.
Службы ответа на звонки: Определите, нужны ли вам автосекретари или секретари в режиме реального времени, чтобы повысить доверие к себе и обрабатывать входящие телефонные звонки. См. нашу главную рекомендацию Ruby Receptionist и наш список лучших поставщиков услуг автоответчика.
Служебные сотовые телефоны: Подумайте, должны ли ваши менеджеры или выездные агенты быть доступными с мобильных устройств для связи с вами и вашими клиентами. Некоторые интернет-провайдеры являются интернет- и телефонными компаниями, которые предлагают корпоративные планы. Выберите надежного оператора из нашего списка лучших тарифных планов для мобильных телефонов для бизнеса.

При выборе средств связи проанализируйте шаблоны вызовов и систему маршрутизации. Предположим, вы — растущий малый бизнес, получающий большое количество входящих звонков; вам понадобятся надежные функции управления вызовами. Такие провайдеры, как RingCentral и Grasshopper, позволяют пользователям настраивать телефонные деревья для эффективной маршрутизации вызовов.

5. Приобретение офисного оборудования, расходных материалов и мебели

После того, как все будет готово, следующим этапом обустройства офиса станет покупка и установка офисной мебели. Выберите лучшую офисную мебель и оборудование для вашего бизнеса и бюджета с помощью контрольного списка в качестве справки. Для некоторых это будут новые офисные материалы. Для других добавьте несколько недостающих предметов к существующим офисным столам, стульям и разделителям.

Есть поговорка, что планировка и качество офисных помещений напрямую отражают то, насколько компания ценит своих сотрудников. Поэтому письменные столы должны быть функциональными и подходить для работы и окружающего пространства. Приобретите столы нужной высоты с достаточным пространством на поверхности. При выборе столов учитывайте размещаемое на них оборудование; это будет в основном для набора текста, или вам потребуется больше места для размещения эскизов или дополнительных экранов?

Поскольку члены команды будут проводить много времени за своими рабочими столами, вы должны учитывать это как существенную статью расходов. Эргономика лучше, но они дороже, чем стандартные офисные стулья. Если вы балансируете между качеством и бюджетом, на рынке есть множество недорогих офисных стульев. Выбирайте регулируемые стулья с адекватной поддержкой спины, чтобы вашим коллегам было удобно.

Вы можете выбрать один из трех основных типов офисных стульев:

Рабочие стулья: Как правило, они компактны и не имеют подлокотников и предназначены для непродолжительного использования. Они портативны и легко перемещаются для групповых встреч. Рабочие стулья стоят от 40 до 350 долларов каждый.
Стулья со средней спинкой: Стулья со средней спинкой, стоимостью от 70 до 600 долларов США каждый, имеют подлокотники и обеспечивают большую поддержку. Это лучший вариант для штатных офисных сотрудников, которые сидят весь день.
Кресла для руководителей: Кресла для руководителей обычно более эргономичны и роскошны. Они варьируются от 200 до 1000 долларов. Многие предусматривают вентиляцию с дополнительными регулировками.

В большинстве офисов кресла со средней спинкой и кресла руководителя более чем достаточны, а на временных рабочих местах их дополняют рабочие стулья.

Рабочие стулья — это стандартные офисные стулья, как правило, с колесами и с низким стилем для большей функциональности и общего использования. (Источник: Amazon)

Офисные стулья со средней спинкой не имеют подголовника для поддержки головы, а их высота немного ниже ваших плеч. (Источник: Amazon)

Кресла для руководителей — это офисные кресла премиум-класса с широкими возможностями регулировки, подлокотниками, подголовниками и опорой для поясницы. (Источник: Амазонка)

Перед покупкой устройств вам необходимо решить, будете ли вы предоставлять набор компьютеров или они будут покупать свои собственные. При сравнении ноутбука и настольного компьютера настольные компьютеры обычно предлагают лучшее соотношение цены и качества, больше памяти и лучшую производительность, но портативные компьютеры более портативны. При планировании организации офиса учитывайте график отчетности вашей команды, удаленную и выездную работу, а также пространство при принятии решения.

Лучше всего заранее выбрать, на какой операционной системе компьютера работать:

Apple OS X: Использование продуктов Apple идеально подходит для таких компаний, как маркетинг или дизайн, которые используют тяжелую графику, видео, игры, редактирование аудио или настольные издательские системы.
ОС Windows: Windows является продуктом Microsoft и предустанавливается на большинство новых персональных компьютеров (ПК), что делает ее наиболее широко используемой компьютерной ОС. Это отличный вариант для повседневных персональных компьютеров и офисных задач.

Нужна ИТ-поддержка, но у вас нет собственной организации ИТ-поддержки? Рассмотрите Geek Squad как внешнюю службу ИТ-поддержки. Цены на Geek Squad очень разумны для малого бизнеса, поэтому рассмотрите их как быстрое и простое решение.

Вам потребуются картотечные шкафы и контейнеры для хранения файлов, платежных ведомостей или счетов-фактур, а также место для хранения расходных материалов. Однако ваши требования будут минимальными, если вы используете цифровые человеческие ресурсы и программное обеспечение для продаж. Тем не менее, вам понадобится место для хранения канцелярских принадлежностей, таких как ручки, копировальная бумага, брошюры о продуктах и маркетинговые сувениры.

Организуйте свой офис с помощью настенных полок для активных файлов и информации о клиентах. (Источник: Shutterstock)

Надлежащее хранение помогает не загромождать пространство и добавляет декоративный элемент. (Источник: Shutterstock)

При выборе стеллажей и мебели для хранения лучше мыслить вертикально. Для небольших офисов увеличьте высоту и увеличьте возможности хранения. Книжные шкафы и плавающие полки предлагают больше места для хранения, не занимая драгоценную площадь.

Если вы создаете или расширяете свой офис, самое время перейти на цифровую обработку административных и внутренних задач. Это снижает затраты за счет сокращения отходов бумаги и покупки чернил. Он также обеспечивает более высокую эффективность за счет автоматизации, сводя к минимуму человеческий фактор. Если вы выбрали систему телефонной связи для бизнеса, скажем, RingCentral или Nextiva, проверьте, совместимы ли ваши бизнес-инструменты с помощью сторонней интеграции для повышения производительности.

Не то, что вы ищете? Предоставьте своей команде инструменты, необходимые для эффективного достижения целей компании. Прочитайте этот список рекомендуемых нами лучших и самых крутых офисных гаджетов, которые не будут стоить вам руки и ноги.

Основные факторы, которые следует учитывать при обустройстве офиса

При обустройстве офиса с нуля необходимо тщательно учитывать такие важные факторы, как местоположение и стоимость. Малым предприятиям обычно приходится выбирать между покупкой офисного помещения или здания, поиском недвижимости для долгосрочной аренды или арендой комплекса с полным спектром услуг в более известном корпоративном регионе.

Вот три соображения по поводу настройки вашего офиса:

Как и в случае с жилой и промышленной недвижимостью, расположение имеет решающее значение. Если вы разрываетесь между открытием магазина в деловом районе или нишевым районом, первым фактором всегда является бюджет — лучше всего покупать офисные помещения по средствам. Следующим соображением является доступность; ваше местонахождение должно быть удобным для клиентов и достаточно доступным для ваших сотрудников, чтобы они могли приезжать туда ежедневно.

Если у вас есть розничная торговля, а ваши продукты и услуги требуют физических встреч и демонстраций, вам, вероятно, придется инвестировать в лучшее место, чем, скажем, в основном интернет-бизнес. Предположим, вы работаете удаленно и время от времени должны встречаться с клиентами физически. В этом случае вам лучше иметь виртуальный офис, который предоставляет коворкинг и конференц-залы по мере необходимости.

Некоторые владельцы бизнеса хотят иметь полный контроль над своим физическим офисным пространством. Если у вас есть ресурсы для покупки недвижимости, которая обеспечивает ваш долгосрочный рост, то покупка для вас. Покупка коммерческого здания в долгосрочной перспективе часто оказывается выгоднее, чем аренда, потому что это текущие инвестиции. Тем не менее, аренда или аренда офисных помещений может иметь больше смысла, если вы не уверены, как долго вы будете оставаться в одном месте.

Вам нужна краткосрочная аренда коммерческого помещения? Временные офисы — отличный вариант для индивидуальных предпринимателей с сезонным проектом или бизнеса, нуждающегося в срочном размещении на время ремонта офиса. Ознакомьтесь с нашим списком лучших поставщиков временных офисных помещений для малого бизнеса.

При аренде вам необходимо тщательно сбалансировать свой риск с ежемесячной стоимостью. Более длительные контракты часто ниже, чем краткосрочная или среднесрочная аренда, но при аренде вы платите ежемесячные платежи, даже если позже решите переехать. Многие долгосрочные договоры аренды предусматривают штрафы за досрочное расторжение договора аренды. Обязательно внимательно изучите все контракты и поработайте с бизнес-адвокатом, который может проверить вашу аренду, чтобы убедиться, что в ней нет скрытых пунктов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Дорого обходится открытие офиса?

Нет. Это может обойтись дорого, но не обязательно. Можно создать удобный и функциональный офис без больших затрат. Экономьте на расходах, внося улучшения самостоятельно, перепрофилируя мебель или оптимизируя существующие расходные материалы и оборудование. Выбирайте недорогие, настраиваемые телефонные системы, такие как у этих шести самых дешевых поставщиков услуг VoIP.

Нужен ли мне адрес физического офиса для ведения бизнеса в США?

Нет. Для деловых документов, лицензий и разрешений часто требуется физический адрес в США. Небольшим компаниям, в том числе работающим на дому предприятиям, которые не хотят использовать свой домашний адрес из соображений безопасности, следует подумать о получении P. O. Box или работа с поставщиком услуг виртуального офиса. Они предоставляют вам виртуальный бизнес-центр в США за сумму от 50 до 200 долларов в месяц и предлагают другие услуги, такие как пересылка почты и виртуальные телефонные номера.

Какой цвет краски лучше всего подходит для офиса?

По мнению экспертов, для офиса лучше всего подходят два цвета: зеленый и синий. Учитывая, что цвет влияет на настроение и поведение, эти оттенки успокаивают и идеально подходят для стимулирования спокойствия и сосредоточенности для повышения продуктивности. При проектировании домашнего офиса ознакомьтесь с нашей статьей о различных конфигурациях домашнего офиса и посмотрите, какая планировка лучше всего подходит для вашего рабочего процесса.

Теперь, когда мы решили, как обустроить офис для малого бизнеса, пришло время подумать о вашей новой планировке. Как и в любом проекте, чем больше вы планируете, тем менее болезненным он будет. Вот здесь и пригодится наш контрольный список для нового офиса. Если вам нужно быстро настроить офис, рассмотрите другие варианты, такие как виртуальные офисы или поставщики временных офисных помещений для аренды помещений, а также услуги автоответчика, чтобы не пропустить звонки клиентов.

Как обустроить домашний офис по душе: 12 советов

Ваш домашний офис должен способствовать вашей продуктивности и комфорту. Вот 12 советов о том, как настроить домашний офис так, чтобы ваша производительность была максимальной.

Рэйчел Пелта

У работы из дома есть много преимуществ, не последним из которых является 30-секундная поездка на работу. И хотя многие думают, что работа из дома означает, что вы можете работать на диване, на заднем дворе или даже в своей постели, в конце концов, вы можете обнаружить, что наиболее продуктивны дома, когда вы работать на «правильной» рабочей станции . Вы знаете, вид со столом и стулом.

Настройка домашнего офиса означает, что у вас есть большой выбор и свобода. Хотите фиолетово-оранжевый стул? Действуй! Хотите полосатые стены? Будь нашим гостем! Но независимо от того, как вы украшаете, обставляете или обустраиваете свой домашний офис, у нас есть несколько советов, которые помогут вам создать пространство, способствующее вашей успешной работе на дому.

— Найдите лучшее место

Некоторым людям несложно выбрать место для домашнего офиса. У них есть пустая комната, которую они используют в качестве выделенного офисного помещения. Это может быть настоящий «офис», но многие люди используют пустую спальню или даже подвал. Однако не у всех есть такое свободное пространство в доме. Когда места мало, вам нужно творчески подумать о своем «офисном пространстве».

Вы всегда можете использовать часть кухонного стола в качестве офисного помещения, если не возражаете собирать вещи в офисе перед каждым приемом пищи. Но перезагрузка вашего офиса после каждого приема пищи может вам не понравиться. В этом случае вам, возможно, придется подумать об использовании того пространства, которое у вас есть творчески . Проверьте неиспользуемые углы в больших комнатах, больших (но пустых) шкафах или даже под лестницей! Есть много мест, которые можно превратить в офис с небольшим количеством творчества.

— Добавить конфиденциальность

Если вам посчастливилось иметь выделенную комнату для вашего офиса, в этой комнате, вероятно, есть стены, идущие от пола до потолка, и сплошные двери, которые закрываются. Это делает уединение и тишину доступными. Но когда ваш офис находится, скажем, в углу вашей спальни, вам может быть трудно отделить работу от дома.

Рассмотрите возможность добавления разделителя конфиденциальности в систему домашнего офиса. Вы можете получить традиционные разделители, которые стоят на полу. Или вы можете повесить занавеску к потолку или на стержень. Шторы — это легкий и, как правило, недорогой способ «закрыть дверь» в ваш офис. А с занавеской вы можете выбрать что-то тонкое, что гармонирует с остальным декором. Или выберите что-то дикое и сумасшедшее, чтобы придать вашей «двери» немного шика.

— Подумайте, кто еще использует пространство

При обустройстве домашнего офиса подумайте, кто еще будет его использовать, и подберите пространство и мебель соответственно . Будут ли дети также использовать офис для выполнения домашних заданий, а ваш партнер тоже будет работать из дома? Рассмотрим установку партнерского стола, в которой два человека могут работать за одним столом одновременно.

Клиенты заходят? Хотя вы можете встретиться с ними в гостиной, это не всегда лучший выбор. Убедитесь, что вы также добавили места для сидения и стола для клиентов.

— Инвестируй в себя

Инвестиции в домашний офис во многом являются инвестициями в себя. Вы хотите создать профессиональную среду, в которой вам будет комфортно и продуктивно. Но, как и многие инвестиции, вы получаете то, за что платите . И хотя может возникнуть соблазн купить офисную мебель по выгодной цене, не забывайте о том, что дает вам эта выгодная цена.

«Если вы работаете в своем домашнем офисе 40 часов в неделю… позаботьтесь о качестве», — советует Пегги Браун из Bush Business Furniture. «Самый дешевый стол не сэкономит вам денег в долгосрочной перспективе, если вам придется заменить его через год или два».

— Комфорт в приоритете

Когда вы работаете дома, может возникнуть соблазн просто взять стул из обеденной зоны. Но сидеть за столом в течение долгих часов без надлежащей поддержки спины — это быстрый путь к проблемам с осанкой. Эргономичные офисные стулья обеспечивают правильную поддержку, когда вы сидите в течение долгих часов. Как и в случае с остальной мебелью для домашнего офиса, покупка поддерживающего кресла — это инвестиция в себя.

Браун советует работникам домашнего офиса искать следующие 9Особенности 0007 в эргономичном кресле :

Регулируемая по высоте
Поворотное основание на 360 градусов
Регулируемая спинка и подлокотник
Регулируемая глубина сиденья
Встроенная поясничная опора

— Поддержите шею и глаза

Не забудьте также помочь своей шее и глазам. Убедитесь, что ваш монитор находится в «идеальном» месте. Это место у всех разное, так что вам придется поэкспериментировать с номером 9.0008 . Следуйте некоторым из этих советов, чтобы сделать это правильно:

Ваш позвоночник всегда должен оставаться в нейтральном положении.
Верхняя часть экрана должна быть на уровне глаз или чуть ниже.
Расположите монитор на расстоянии не менее 20 дюймов от глаз или еще дальше, если у вас большой монитор.
Ваши глаза должны смотреть немного вниз, когда вы смотрите в центр экрана, чтобы держать шею в правильном положении. Наклоните монитор назад на 10–20 градусов, чтобы убедиться, что вы смотрите на экран под углом вниз. Если вы носите бифокальные очки, наклоните экран назад на угол от 30 до 45 градусов, чтобы не наклонять голову назад для фокусировки.

Большинство мониторов можно регулировать. Но иногда этого недостаточно, поэтому вам, возможно, придется инвестировать в подъем экрана, чтобы получить правильную регулировку. Или, в крайнем случае, некоторые книги или старая коробка также могут помочь.

— Подберите правильный стол

Работать дома означает проводить много времени за рабочим столом. Итак, вы хотите инвестировать в стол, который соответствует вашему бюджету, вашему рабочему процессу и вашему пространству. И вам нужен стол, который способствует вашей продуктивности, помогая вам чувствовать себя комфортно весь день.

Дэйв Халст из Bush Business Furniture отмечает, что «сидение весь день и стояние весь день может вызвать как боли, так и долгосрочные проблемы со здоровьем ». Хотя им может потребоваться некоторое время, чтобы привыкнуть, подумайте о том, чтобы получить стоячий стол вместо традиционного «стационарного» стола. «Благодаря эргономичному регулируемому по высоте столу вы можете сидеть, когда вам хочется, и вытягивать ноги, когда вам нужно, устанавливая стол в положение стоя одним нажатием кнопки».

Помимо избавления от болей и болей, стоячие столы могут быть лучше для вас. Давайте посмотрим правде в глаза. Современная жизнь довольно малоподвижна. Работа за столом в течение всего дня (и, возможно, перекусывание) не очень хорошо влияет на ваше здоровье. Есть некоторые доказательства того, что стоячие столы лучше для вас. Одно исследование показало, что стояние шесть часов в день вместо того, чтобы сидеть за столом в течение того же периода, приводит к потере 5,5 фунтов жира в год. Хотя это не то же самое, что час в тренажерном зале, стоячий стол может улучшите свое здоровье в долгосрочной перспективе .

— Спрятать

Когда вы думаете о расходных материалах, необходимых для удаленной работы, мы часто представляем себе ноутбук… и ничего больше. Но, в зависимости от вашей конкретной работы, у вас, вероятно, будет по крайней мере несколько бумаг, ручек и других канцелярских принадлежностей. И да, даже некоторые бумажные файлы для поддержания.

Отдельные варианты хранения подходят не только для остальных предметов домашнего обихода. Их также можно использовать в домашнем офисе до домашние файлы, бумаги, канцелярские принадлежности и многое другое . Это не обязательно должны быть большие шкафы для документов или огромные столы и ящики. Простая система ящиков с небольшими контейнерами может сработать. То же самое можно сказать и о пластиковых контейнерах для хранения, если вам нужно собрать вещи в офисе в конце дня. Даже если вы просто очистите небольшую площадь в существующем стеллаже и посвятите ее рабочим элементам, вы сразу же почувствуете себя более организованным.

— Защита конфиденциальных или важных документов

Однако полки и ящики

не являются правильным решением для всех ваших потребностей в хранении. Иногда есть конфиденциальные документы, которые нельзя оставлять в офисе, особенно если он находится в общем пространстве. Браун советует людям «инвестировать в запираемые шкафы для документов и хранения», когда есть вещи, которые вам просто не нужны.0007 не хочу рисковать потерять .

К счастью, запирающиеся шкафы не означает «уродливый металл нейтрального цвета». Есть много надежных, закрывающихся шкафов и ящиков, которые выглядят красиво и стильно.

— Думай вверх и вниз

Да. У домашнего офиса есть некоторые недостатки. Одна из проблем заключается в том, что домашние офисы, как правило, крошечные, даже если ваш офис представляет собой отдельную комнату. Когда вы настраиваете свой домашний офис, не думайте только из стороны в сторону. Мыслить вертикально тоже до максимизируйте возможности хранения . Комод, высокие книжные шкафы или даже плавающие полки могут дать вам больше места для хранения, не занимая драгоценную площадь.

— Приручить провода

Конечно, Wi-Fi везде , но это не значит, что в вашем офисе не будет много проводов. Даже ваши мобильные устройства иногда приходится подключать для подзарядки. Ваш домашний офис — единственное место, где вы можете рассчитывать на шнуры, шнуры и еще раз шнуры.

Инвестируйте в какую-нибудь систему управления шнуром . Это может быть простой галстук или что-то более элегантное, но убедитесь, что все, что у вас есть, вы используете. Кроме того, когда ваш офис находится в выделенном, но общественном месте, подумайте о том, где будут торговые точки, когда вы открываете магазин. Возможно, у вас не так много вариантов, и вы обнаружите, что вам нужно прокладывать удлинители и удлинители по полу. В этом случае убедитесь, что вы нашли способ сделать это безопасно (например, с помощью чехлов для шнура).

Также, пока вы настраиваете шнуры, подумайте и о Wi-Fi. Могут быть дни, когда вы хотите работать из дома, но не в офисе. Если вы думаете, что будете работать на диване или даже на улице несколько дней, проверьте свой маршрутизатор, чтобы убедиться, что соединение не просто достигает, а также сильный . Возможно, вам придется инвестировать в удлинитель Wi-Fi или даже в ячеистую систему Wi-Fi, чтобы убедиться, что вы можете работать во внутреннем дворике и оставаться на связи.

— Зажги

При обустройстве домашнего офиса часто упускают из виду освещение. Большая часть работы выполняется на компьютерах, а поскольку мониторы (и даже клавиатуры) загораются, что в этом такого?

Много. Хотя плохое освещение в вашем офисе не приведет к слепоте, оно заставит вас напрягать глаза. Со временем это напряжение глаз может вызвать головную боль, делает вас менее продуктивным сотрудником .

Обустройте свой домашний офис там, где будет как можно больше естественного света. Это может помочь вам чувствовать себя хорошо и может даже повысить вашу производительность. Во всяком случае, использование естественного света для освещения вашего офиса лучше для окружающей среды.

Если естественный свет невозможен или вам просто нужно больше света, инвестируйте в подходящие лампы. Хотя вы можете подумать, что верхнее освещение — это то, что вам нужно, оно может создавать блики на вашем экране или на столе, мешая вам видеть. Тем не менее, иногда настольная лампа помогает вам освещать именно то место, где вам это нужно. Ищите настольную лампу со сплошным абажуром, которая может направить свет прямо на ваш стол, когда вам это нужно.

Непрямой свет , однако, может быть лучшим выбором для освещения. Непрямые источники света имеют абажуры или рассеиватели, которые смягчают свет, создавая меньше бликов и облегчая нагрузку на глаза. Просто убедитесь, что свет не слишком рассеян; в противном случае вы не сможете видеть, что делаете.

— Настройка идеального домашнего офиса

Домашний офис может быть чем угодно и где угодно. В уютном уголке или в подвале варианты ограничены только вашим пространством и вашим воображением.

Если вы ищете больше вдохновения (или готовы делать покупки), ознакомьтесь с фантастической мебелью от нашего партнера по сбережениям, Bush Business Furniture. У них есть множество вариантов в каждом стиле, которые могут удовлетворить ваш бюджет и ваши вкусы.